پلمپ دفاتر

تمام افراد حقیقی و حقوقی باید اقدام به دریافت پلمپ دفاتر کنند. در غیر این صورت امکان اظهار درآمد و هزینه های خود را به سازمان امور مالیاتی نداشته و قطعا درگیر جرائم سنگینی از سوی این سازمان خواهند شد. دلیل نامگذاری دفاتر مذکور این است که تمام صفحات آن توسط اداره ثبت شرکت ها و اداره مالیات پلمپ می شوند. در ادامه به بررسی همه جانبه دفاتر قانونی خواهیم پرداخت. همچنین برای دریافت اطلاعات بیشتر و یا پلمپ دفاتر توسط کارشناسان با ما تماس بگیرید.

مراحل و راهنمایی دفاتر پلمپ

تمام صفحات دفاتر پلمپ دارای شماره ترتیب هستند و نخ کشی شده می باشند. متصدی امر پلمپ دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر تجاری باید تمام صفحات را شمارش و مهر کرده و تعداد صفحات را در ابتدا و انتهای آن با اشاره به نام صاحب دفتر، قید، اعداد و … توسط مهر سربی پلمپ کند. لازم به ذکر است که دفتر کپیه که یکی از انواع پلمپ دفاتر تجاری اداره ثبت شرکتها می باشد نیازی به پلمپ و ثبت ندارد.
فردی که اقدام اخذ دفاتر قانونی کرده مکلف است تمام معاملات خود را در این دفتر یادداشت کند و ترتیب ثبت آن ها نیز مهم است. بروز هرگونه اشکال مانند مخدوش کردن، تراشیدگی، صفحات سفید میان سایر صفحات ( اگر بیش از اندازه باشند) می تواند منجر به رد دفاتر شود. دارنده دفتر ( شخص حقیقی یا حقوقی) موظف به نگهداری این دفاتر به مدت 10 سال است.

اشخاص حقوقی

• نخستین گام برای درخواست پلمپ دفاتر ثبت شرکتها باید به آدرس مربوطه یعنی http://irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید. اگر شما یک شخص حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت ها هستید باید از بخش اطلاعات متقاضی، شخص حقوقی را انتخاب کرده و تابعیت، شماره تلفن، شناسه ملی، کد پستی و ... را وارد کنید. سپس نوبت به تکمیل شروع سال ماه مالی می رسد. شروع سال و ماه مالی در اساسنامه شرکت ثبت شده است.
• بعد از تکمیل اطلاعات فوق باید اطلاعات مربوط به آدرس محل دریافت پلمپ دفاتر حقوقی را تکمیل کنید. در صفحه بعد باید اطلاعات شخص حقوقی را بررسی کرده و در صورتی که دقیق و درست هستند باید گزینه : تایید اطلاعات شخص حقوقی" را انتخاب کنید. اگر اطلاعات نمایش داده شده نادرست است باید به واحد ثبتی مربوطه مراجعه کنید.
• بعد از تایید اطلاعات خود، یک شماره پیگیری به شما اختصاص داده می شود و بعد از آن باید سمت تکمیل کننده اظهارنامه را انتخاب کرده و اطلاعات مربوط به یکی از اعضای هیئت مدیره شرکت را قید کنید. سپس اسامی سایر اعضای هیئت مدیره را همراه با اطلاعات درخواستی از سوی سامانه وارد کنید و با انتخاب گزینه " گام بعدی" وارد مرحله بعد شوید.
• اعضای هیئت مدیره، سمت آن ها، مدت تصدی و تاریخ شروع سمت آن ها را در سامانه وارد کنید. بعد وضعیت حق امضای اعضای هیئت مدیره و سپس سمت عضو هیئت مدیره را مشخص کنید.

اشخاص حقیقی

• اگر شما یک شخص حقیقی هستید و می خواهید اقدام به دریافت پلمپ دفاتر اداره ثبت شرکتها کنید باید با انتخاب فرم " دفتر مورد تقاضای شخص " ، نوع دفتر، تعداد برگ ها و تعداد جلدهای آن را وارد کنید و با ذخیره اطلاعات وارد شده به سراغ مرحله بعد بروید.
• بعد از طی کردن مراحل مذکور صفحه ای به شما نمایش داده می شود که شامل اطلاعات شماست. اگر اطلاعات مورد تایید شماست گزینه " تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز " را کلیک کنید.
• پس از سپری کردن مراحل فوق و تکمیل اطلاعات خواسته شده، بر روی پذیرش نهایی کلیک کنید و اصل اظهارنامه دفاتر مهر و امضا شده دریافتی از اینترنت را همراه با مدارکی که در ادامه به آن ها اشاره می کنیم به اداره ثبت شرکت ها ارسال کنید تا اداره پست دفاتر موردنظر را به آدرسی که در سامانه درج کرده اید ارسال کند.
• هنگامی که مدارک را پست کردید و کد پیگیری دریافت کردید وارد سامانه شوید و گزینه پلمپ دفاتر را انتخاب کنید و کد پیگیری و تاریخ مدارک به پست را درج کنید و در انتها بر روی گزینه پذیر نهایی کلیک کنید. اکنون درخواست شما توسط کارشناس حقوقی مورد بررسی قرار گرفته و در صورت تایید، اجازه پرداخت وجه دفاتر صادر می شود و می توانید مبلغ آن را به طور اینترنتی واریز کنید. طی کردن این مراحل برای دفاتر شرکت های حقوقی نیز الزامی می باشد.

ضرورت پلمپ دفاتر تجاری

قانون گذارانی که در زمینه ثبت دفاتر پلمپ فعال هستند اهمیت زیادی برای دفاتر تجاری قائل می باشند و آن را نوعی سند می دانند. به منظور جلوگیری از هرگونه تقلب و وارد کردن برخی از اقلام به تاریخ های بعدی، تشریفات و اموری پیش بینی شده که دارنده دفتر نمی تواند بعد از تاریخ موردنظر، ارقامی را در دفتر وارد کند.
دفاتر تجاری به استثنای دفتر کپیه، قبل از آنکه چیزی در آن ها نوشته و ثبت شود، توسط نماینده اداره ثبت شرکت ها امضا خواهد شد. این کار موجب می شود تا دارنده دفاتر تجاری نتواند برخی از اقلام را بعد از تاریخ مورد نظر در آن وارد کند.

پلمپ انواع دفاتر تجاری

بر اساس ماده 6 قانون تجاری، تمام افراد حقیقی و حقوقی که اقدام به ثبت شرکت کرده اند موظف هستند پلمپ دفاتر تجاری ثبت شرکتها را دریافت کنند. این دفاتر شامل دفتر روزنامه، کل، دارایی و کپیه (اندیکس) می باشد. در ادامه به معرفی هر کدام از این دفاتر می پردازیم:

• دفتر روزنامه
  در ثبت دفاتر شرکت دفتر روزنامه جزو مهم ترین ها محسوب می شود. تاجر یا دارنده موظف است تمام عملیات مالی مانند داد و ستد، مطالبات، دیون و .... با هر اسم و رسمی که باشد در آن ثبت کند. بعد از دریافت این دفتر، ثبت روزانه اطلاعات امری ضروری محسوب می شود.

• دفتر کل
  دفتر کل یکی دیگر از پلمپ دفاتر ثبت شرکت ها محسوب می شود که دارنده آن باید حداقل هفته ای یکبار معاملات خود را از دفتر روزنامه استخراج کرده و بعد از تفکیک اطلاعات، آن ها را در صفحات مربوط به خود ثبت کند. به عبارتی دیگر در دفتر کل، کدینگ یا سرفصل های حسابداری به ثبت می رسد.

• دفتر دارایی
  تاجر یا دارنده دفتر دارایی باید سالی یکبار، صورت جامعی از تمام دارایی های منقول و غیرمنقول سال گذشته را با جزئیات در این دفتر ثبت و امضا کند. مهلت ثبت این اطلاعات تا 15 فروردین سال بعد می باشد.

• دفتر کپیه (اندیکس)
  هنگامی که اقدام به ثبت دفاتر قانونی شرکت می کنید متوجه خواهید که به جز 3 دفتری که آن ها را معرفی کردیم دفتری به نام کپیه نیز وجود دارد که سخت گیری های کمتری راجع به آن می شود. در این دفتر تمام نامه های وارده و صادره، مراسلات، فاکتورها، تلگراف ها، فاکس ها و ... ثبت می شود. همان طور که قبلا اشاره کردیم پلمپ دفاتر شرکت ها از سوی اداره ثبت صرفا برای دفاتر روزنامه، کل و دارایی انجام می شود و دفتر کپیه پلمپ نخواهد شد.

سایر دفاتری که توسط اشخاص حقیقی و حقوقی مورد استفاده قرار می گیرد شامل معین، صندوق، ضمانت نامه ها و … می باشد که استفاده از آن ها اختیاری است و هیچگونه الزام قانونی برای بکارگیری از آن ها وجود ندارد.

مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر ( حقیقی و حقوقی)

مدارک برای پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی و حقوقی با یکدیگر متفاوت هستند. معمولا برای اشخاص حقوقی سختگیری های بیشتری انجام می شود و مدارکی که باید برای پلمپ دفاتر قانونی اداره ثبت شرکتها ارائه دهند بیشتر است:

اشخاص حقوقی

• کپی کارت ملی مدیر عامل شرکت
• مهر شرکت
• کپی از روزنامه تاسیس شرکت
• کد اقتصادی
• آخرین ثبت تغییرات شرکت در روزنامه رسمی
• معرفی نامه یا وکالتنامه برای نماینده ( در صورتی که برای دریافت پلمپ دفاتر شرکتها وکیل یا نماینده معرفی شده باشد. )

اشخاص حقیقی

• کپی مجوز فعالیت یا پروانه کسب
• کپی کارت ملی

دلایل رد دفاتر

تمام اشخاص حقیقی و حقوقی که می خواهند اقدام به ثبت دفاتر پلمپ شرکت ها کنند باید با موارد متعددی آشنا باشند تا در آینده دچار مشکل نشوند. یکی از این موارد دلایلی است که باعث می شوند دفاتر قانونی و تجاری شما مورد پذیرش سازمان امور مالیاتی قرار نگیرند و رد شوند. همان طور که در ابتدای مطلب ذکر کردیم رد دفاتر از مهم ترین عوامل علی الراس شدن مالیات محسوب می شود.

• استفاده از دفاتر سال قبل: به هیچ عنوان از پلمپ دفاتر قانونی شرکتها که مربوط به سال گذشته می باشد استفاده نکنید. در صورتی که سازمان امور مالیاتی متوجه این موضوع شود اقدام به رد دفاتر شما خواهد کرد.
• ثبت اطلاعات غیرواقعی: اکیدا توصیه می کنیم از ثبت اطلاعات دروغ و غیرواقعی بعد از ثبت پلمپ دفاتر قانونی و ثبت پلمپ دفاتر تجاری خودداری کنید. این موضوع به شدت برای سازمان دارایی و مالیات مهم است و سریعا قادر به تشخیص آن خواهند بود.
• ثبت اطلاعات شعب: بسیاری از شرکت ها دارای شعبه یا نمایندگی در سایر شهرها هستند. شما بعد از ثبت پلمپ دفاتر موظف هستید اطلاعات مربوط به شعب را نیز در آن ها وارد کنید. در غیر این صورت با رد دفاتر مواجه خواهید شد.
• صفحات سفید: بیش از گذاشتن صفحات سفید و خالی بیش از حد خودداری کنید. اداره ثبت شرکت ها به شدت بر روی این موضوع حساسیت نشان می دهد و می تواند منجر به رد دفاتر شما شود.
• پاک کردن اطلاعات: اگر به هر طریقی مانند تراشیدن، مخدوش کردن و .. اقدام به پاک کردن اطلاعات مندرج در دفاتر کنید، منجر به رد آن ها خواهید شد و مالیات شما علی الراس محاسبه می شود.

سوالات متداول ثبت پلمپ دفاتر تجاری

مهلت پلمپ دفاتر 1403 تا کی است؟

به منظور دریافت پلمپ دفاتر قانونی شرکت مهلت خاصی تعیین شده و باید قبل از شروع سال مالی اقدام به دریافت آن کرد. شروع سال مالی پلمپ دفاتر در سال 1403 تا پایان اسفند ماه 1402 بود. به این معنا که در اسفند ماه 1403 می توانید برای دریافت پلمپ دفاتر رسمی 1404 اقدام کنید. لازم به ذکر است که اگر قبل از اتمام سال مالی، تمام صفحات دفاتر تمام شوند و به دفتر جدید نیاز باشد، می توان اقدام به دریافت مجدد پلمپ دفاتر مالی و قانونی کرد.

آیا می توانیم بیش از ۱ بار برای پلمپ دفاتر اقدام کنیم؟

قطعا بله ! اگر در طول سال مالی دفاتر خود را گم کنید، به اتمام برسانید و یا بخواهید کل اطلاعات مالی خود را بازنویسی کنید می توانید از طریق سایت اداره ثبت شرکت ها مجددا درخواست دفاتر تجاری یا قانونی را بدهید. هنگامی که دفاتر جدید را دریافت کردید باید به سرعت اطلاعات مالی خود را در آن درج کنید.

هزینه پلمپ دفاتر چقدر است؟

هزینه پلمپ دفاتر بسته به نوع و تعداد دفاتر متفاوت است. هزینه‌ها شامل هزینه چاپ دفاتر، حق ثبت و هزینه‌های پستی برای ارسال دفاتر پلمپ شده به شرکت می‌شود.

آیا بعد از پلمپ می‌توان تغییراتی در دفاتر انجام داد؟

پس از پلمپ دفاتر، هیچ‌گونه تغییری نمی‌توان در دفاتر انجام داد و هرگونه خطا یا اشتباه باید به صورت قانونی در دفاتر اصلاح شود.

آیا پلمپ دفاتر برای شرکت‌های تازه‌تأسیس الزامی است؟

بله، شرکت‌های تازه‌تأسیس نیز باید دفاتر خود را برای همان سال مالی اول پلمپ کنند تا از نظر مالیاتی مورد تایید قرار گیرند.

پلمپ دفاتر چیست؟

اگر بخواهیم پلمپ دفاتر را به زبان ساده توضیح دهیم باید بگوییم که بر اساس ماده 6 قانون تجارت تمام اشخاص حقیقی و حقوقی که اقدام به ثبت شرکت کرده اند باید برای اظهار هزینه ها و درآمدهای خود اقدام به اخذ دفاتر پلمپ کنند. در غیر این صورت نمی توانند اطلاعات لازم را در اختیار سازمان امور مالیاتی قرار دهند و در نهایت مالیات آن ها به صورت علی الراس محاسبه خواهد شد. اهمیت اخذ پلمپ دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر تجاری به قدری زیاد است که اگر شرکت شما فعالیت خود را متوقف کرده باشد و هیچ درآمد یا هزینه ای نداشته باشد باز هم باید پلمپ دفاتر شرکت را به صورت سفید و خالی ارائه دهد. در غیر این صورت تخلف محسوب می شود.

کاربرد دفاتر پلمپ

انجام پلمپ دفاتر قانونی کاربردهای زیادی برای شما دارد. به طور مثال اگر بخواهید اظهارنامه مالیاتی ارائه دهید و یا اقدام به اخذ کارت بازرگانی کنید باید حتما دفاتر را دریافت کرده باشید. در غیر این صورت امکان انجام کارهای مذکور را نخواهید داشت.

پلمپ دفاتر چیست؟

اگر بخواهیم پلمپ دفاتر را به زبان ساده توضیح دهیم باید بگوییم که بر اساس ماده 6 قانون تجارت تمام اشخاص حقیقی و حقوقی که اقدام به ثبت شرکت کرده اند باید برای اظهار هزینه ها و درآمدهای خود اقدام به اخذ دفاتر پلمپ کنند. در غیر این صورت نمی توانند اطلاعات لازم را در اختیار سازمان امور مالیاتی قرار دهند و در نهایت مالیات آن ها به صورت علی الراس محاسبه خواهد شد. اهمیت اخذ پلمپ دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر تجاری به قدری زیاد است که اگر شرکت شما فعالیت خود را متوقف کرده باشد و هیچ درآمد یا هزینه ای نداشته باشد باز هم باید پلمپ دفاتر شرکت را به صورت سفید و خالی ارائه دهد. در غیر این صورت تخلف محسوب می شود.

کاربرد دفاتر پلمپ

انجام پلمپ دفاتر قانونی کاربردهای زیادی برای شما دارد. به طور مثال اگر بخواهید اظهارنامه مالیاتی ارائه دهید و یا اقدام به اخذ کارت بازرگانی کنید باید حتما دفاتر را دریافت کرده باشید. در غیر این صورت امکان انجام کارهای مذکور را نخواهید داشت.

پلمپ دفاتر سال

سال مالی شرکت ها در اساسنامه آن ها درج شده است. تاریخ آغاز و پایان سال مالی ارتباطی ارتباطی به سال شمسی ندارد. به طور مثال آغاز سال مالی می تواند 1 اردیبهشت 1402 و پایان آن 1 اردیبهشت 1403 باشد. به همین دلیل توصیه می شود در درج این اطلاعات دقت و توجه کافی را به خرج دهید.

پیگیری دفاتر پلمپ

یکی از روش های پیگیری دفاتر پلمپ، دریافت بارکد پستی از اداره پست می باشد. از طریق این بارکد می توانید به سایت اداره ثبت مراجعه کرده و پیگیری های لازم را انجام دهید. وارد سایت اداره ثبت شوید و به قسمت پیگیری دفاتر با بارکد پستی بروید. از سمت راست بالای صفحه گزینه پیگیری درخواست را انتخاب کرده و نوع درخواست را ” پلمپ دفاتر تجاری” را کلیک کنید. در کادری که برای شما باز می شود بارکد پستی را وارد کرده و با انتخاب بازیابی درخواست، وضعیت درخواست تان را استعلام کنید.

مشمولین پلمپ دفاتر قانونی

بر اساس ماده 6 قانون تجارت هر فرد حقیقی یا حقوقی که فعالیت اقتصادی دارد باید اقدام به دریافت پلمپ دفاتر کل، روزنامه، دارایی و کپیه کند. بر همین اساس تمام شرکت ها و موسساتی که در اداره ثبت شرکت ها به ثبت می رسند باید دارای این دفاتر باشند. همچنین می توان به هر کدام از اشخاص حقیقی که صاحب کسب و کار هستند نیز اشاره کرد.
با توجه به قانون استثنائاتی نیز وجود دارد. به طور مثال اشخاصی که از سال 1392 فروش آن ها برابر 3 میلیارد تومان باشد باید دفاتر را دریافت کنند. این مبلغ برای وکلا و پزشکان مازاد 1.5 میلیارد تومان می باشد. با این اوصاف تمام افراد حقیقی و حقوقی زیر مشمول دفاتر پلمپ هستند:

• صاحبان صرافی
• کارخانه داران
• بهره برداران منابع
• دارندگان کارت بازرگانی
• مدیران هتل های سه ستاره و بالاتر
• دارندگان فروشگاه های زنجیره ای
• صاحبان کلینیک ها، بیمارستان ها و زایشگاه ها

سایت پلمپ دفاتر

همان طور که در این مطلب اشاره کردیم سایت http://irsherkat.ssaa.ir به عنوان سایت دفاتر قانونی شناخته می شود که برای ثبت درخواست خود در آن باید طبق موارد مندرج در این مطلب عمل کنید. این سایت خدمات متنوعی ارائه می دهد که پلمپ دفترهای قانونی تنها یکی از خدمات مهم آن می باشد.

پلمپ دفاتر شرکت سهامی

شرکت های سهامی خاص و عام همانند تمام اشخاص حقوقی می توانند اقدام به ثبت دفاتر پلمپ کنند و بر اساس مراحل و مدارکی که در این مطلب به آن اشاره کردیم دفاتر قانونی خود را دریافت کنند. توجه داشته باشید که هیچ کدام از مشمولین مالیات، نمی توانند بدون داشتن دفاتر قانونی، مالیات خود را به درستی محاسبه و پرداخت کنند. اگر اداره مالیات متوجه شود که یک شخص حقیقی یا حقوقی فاقد دفاتر قانونی است مالیات او به طور علی الراس محاسبه خواهد شد.