صورتجلسه تغییرات زمانی تنظیم و ثبت می شود که قرار است تغییراتی در اساسنامه شرکت رخ دهد. این تغییرات می تواند راجع به میزان سهام، مدت فعالیت، تعداد شرکا، کاهش و افزایش سرمایه یا حتی آدرس باشد. ثبت تغییرات شرکت الزامی است و باید صورتجلسه مربوطه در سامانه اداره ثبت شرکت ها بارگذاری و ارسال شود. در صورتی که تغییراتی در ساختار شرکت ایجاد شد اما تغییرات آن به طور رسمی ثبت نشد، فعالیت آن غیرقانونی شناخته می شود.
صورتجلسه تغییرات شرکت ها: اهمیت و فرآیندها
ثبت صورتجلسه تغییرات در سامانه https://irsherkat.ssaa.ir/ انجام می شود. اما قبل از آنکه به نحوه تنظیم و ثبت بپردازیم باید بگوییم که اهمیت انجام این کار چیست؟ قانون تجارت این حق را برای صاحبین شرکت ها قائل شده که در صورت نیاز اقدام به ایجاد تغییراتی در شرکت کنند. این تغییرات می تواند بسیار گسترده یا جزئی باشند. به طور مثال تغییر نوع شرکت، کاهش یا افزایش سرمایه، مدت تصدی مدیران و … از مهم ترین مواردی هستند که تغییرات آن به ثبت می رسند. اما گاهی تغییرات بسیار ساده هستند. به طور مثال اگر شما بخواهید آدرس یا کدپستی شرکت را تغییر دهید باید صورتجلسه مربوط به آن را تنظیم و در سامانه ثبت شرکت ها ثبت کنید.
برای تصمیم گیری راجع به هرگونه تغییر، جلسه ای تشکیل می شود. هر کدام از جلسات صورتجلسه خاص خود را دارند. اما به طور کلی سه نوع صورتجلسه وجود دارد که شامل صورتجلسه هیئت مدیره، مجمع عمومی عادی و مجمع عمومی فوق العاده می باشد. اعضای حاضر در این جلسه رای خود را نسبت به تصمیم اخذ شده اعلام می کنند. در صورتی که تعداد آراء به حد نصاب برسد تصمیم اجرایی و صورتجلسه مربوط به آن توسط حضار امضا می شود. صورتجلسه امضاء شده باید در سامانه مذکور ثبت شود و سایر مدارک موردنیاز نیز همراه با آن بارگذاری و ارسال شود. پس از بررسی کارشناسان، تغییر موردنظر تایید یا رد می شود.
نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که اگر یک شرکت اقدام به ایجاد تغییرات گسترده یا جزئی کند، باید حتما تغییرات را به ثبت برساند. در غیر این صورت فعالیت آن غیرقانونی شمرده خواهد شد. این موضوع در خصوص اعضای هیئت مدیره، رئیس هیئت مدیره، مدیرعامل، مدت فعالیت و سایر موارد صدق می کند.
چه تغییراتی در شرکت ها نیاز به صورتجلسه دارند؟
- تغییراتی از جمله نام شرکت، موضوع فعالیت شرکت، مدت فعالیت و … که در اساسنامه اتفاق می افتند با تشکیل مجمع عمومی انجام می شوند.
- تغییراتی مانند میزان سهام یا تعداد شرکا از دیگر تغییراتی محسوب می شود که باید بعد از تشکیل مجمع عمومی راجع به آن تصمیم گیری و آرای موردنیاز اخذ شود.
برخی از تغییرات مانند تمدید مدت فعالیت مدیران یا تغییر سمت هر کدام، نیازی به تشکیل مجمع ندارند و معمولا توسط هیئت مدیره انجام می شوند.
مراحل تنظیم صورتجلسه تغییرات در شرکت ها
- به سامانه https://irsherkat.ssaa.ir/ مراجعه کنید.
- فرمی که به شما نمایش داده می شود را تکمیل کنید.
- اطلاعات مختلف از جمله شناسه ملی شرکت و … از شما خواسته می شود که باید با کمال دقت آن ها را قید کنید.
- نوع صورتجلسه، تاریخ برگزاری مجمع و …. را انتخاب کنید.
- در صورتی که صورتجلسه تغییرات به منظور تغییر نام شرکت تنظیم می شود باید 5 نام پیشنهادی را وارد کنید.
- اعضای حاضر در جلسه و سمت آن ها را وارد کنید.
- مشخص کردن ارتباط اشخاص حاضر در جلسه الزامی است.
- مدارک موردنیاز را بارگذاری کنید.
- متن صورتجلسه را آماده و گزینه پذیرش نهایی را انتخاب کنید.
در مرحله آخر باید نسخه اصلی صورتجلسه تغییرات و مدارک مربوطه را به اداره ثبت شرکت ها ارسال کنید. پس از طی کردن تمام این مراحل آگهی تغییرات در روزنامه کثیرالانتشار به ثبت خواهد رسید.
مدارک و اطلاعات موردنیاز برای تنظیم صورتجلسه تغییرات
اگر بخواهیم به یکی از مهم ترین اطلاعات در خصوص تنظیم و ثبت صورتجلسه تغییرات اشاره کنیم باید بگوییم که هر کدام از مجامع عمومی عادی و فوق العاده نقش مهمی در تغییرات شرکت دارند. مجمع عمومی عادی سالی یکبار تشکیل می شود و همه سهامداران مکلف به حضور در آن هستند. زمان تشکیل این جلسه در طول سال مالی، در اساسنامه شرکت قید می شود و هدف از تشکیل آن اطلاع رسانی تصمیمات گرفته از سوی مدیران و شیوه اجرای آن می باشد. هر کدام از سهامداران می توانند نظرات خود را در این مجمع اعلام کنند.
راجع به مجمع عمومی فوق العاده باید ذکر کنیم که برخی از تغییرات با نظر این مجمع انجام می شوند. سهامدارانی که بیشتر از نیمی از سهام شرکت را در اختیار دارند در این مجمع حاضر می شوند. اگر دو سوم آراء نظرشان یکسان بود، تصمیم موردنظر اخذ می شود. در ادامه به مدارک موردنیاز برای تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت اشاره کرده ایم:
صورتجلسه تغییرات از ثبت تا تایید رسمی
اگر شما جزو افرادی می باشید که صاحب یک شرکت هستند اما برای اولین بار است که قصد ایجاد تغییرات را دارند قطعا با چالش های زیادی مواجه خواهید بود. تنظیم صورتجلسه و ثبت آن در سامانه ثبت شرکت ها به تجربه و مهارت نیاز دارد و کسانی که برای نخستین بار اینکار را انجام می دهند احتمالا دچار اشتباهات و خطاهایی خواهند شد که روند کار را طولانی خواهد کرد. برای جلوگیری از بروز مشکلات احتمالی پیشنهاد می کنیم این کار را به افرادی بسپارید که تجربه کافی را دارند. هلدینگ درخشان با در اختیار داشتن کادری مجرب و کارآزموده در کنار شماست تا صفر تا صد ماجرا را به راحتی پیش ببرید. این شرکت در قالب یک مشاور نیز در کنار شما خواهد بود تا در صورت نیاز به مشورت و راهنمایی، با کارشناسان آن ارتباط برقرار کنید.
برای ثبت تغییرات شرکت با ما تماس بگیرید
کارشناسان ما منتظر پاسخگویی به شما هستند.
چه زمانی باید صورتجلسه تغییرات شرکت را تنظیم کنیم؟
هر زمان که تصمیم گرفتیم یکی از تغییرات زیر را در شرکت اعمال کنید باید صورتجلسه مربوط به آن را تنظیم و در مجمع عمومی به تصویب برسانیم:
- افزایش یا کاهش سرمایه
- انحلال شرکت
- تغییر آدرس و کدپستی
- تغییر موضوع فعالیت
- ایجاد شعبه جدید
- انتقال سهام
- اصلاح مواد اساسنامه
- تغییر دارندگان حق امضاء
- تعیین اعضای هیئت مدیره یا تمدید آن ها
- تعیین یا تمدید بازرسین
نحوه اعلام تغییرات در ساختار شرکت: صورتجلسه و اقدامات بعدی
همان طور که متوجه شدید به منظور اعلام تغییرات در ساختار شرکت باید صورتجلسه مربوط به آن تنظیم و در اداره ثبت شرکت ها به ثبت برسد. سپس آگهی آن در روزنامه چاپ شده تا به عموم مردم اطلاع رسانی شود. لازم به ذکر است که بعد از طی کردن مذکور در این مطلب باید اساسنامه شرکت را بر مبنای تغییرات، ویرایش کرد و اساسنامه جدید را همراه با فرم های مربوطه به اداره ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی پست کرد. مدیریت شرکت و پیشبرد کسب و کار باید بر مبنای اساسنامه جدید باشد.
صورتجلسه تغییرات: تاثیر آن بر وضعیت قانونی و مالیاتی شرکت
توجه داشته باشید که تغییر در اساسنامه شرکت به معنای آن نیست که اساسنامه از ابتدا نوشته می شود. بلکه صرفا تغییرات موردنظر در آن ثبت شده و مدیریت شرکت نیز بر اساس آن پیش خواهد رفت. اگر بخواهیم تاثیر صورتجلسه را بر وضعیت قانونی و مالیاتی شرکت بررسی کنیم باید یک مثال برای شما بزنیم.
تصور کنید که یک شرکت در ابتدا به شکل سهامی خاص تاسیس می شود. اما بعد از گذشت مدتی دچار مشکلات مالی فراوانی می شود و چاره ای به جز انحلال شرکت وجود نخواهد داشت. در این شرایط می توان اقدام به تغییر نوع شرکت کرد. تغییر شرکت سهامی خاص به شرکت مسئولیت محدود موجب می شود تا ساختار قانونی و مالیاتی آن تغییر کند. زیرا قوانینی که برای اداره و محاسبه مالیات شرکت های سهامی وجود دارد متفاوت از شرکت مسئولیت محدود می باشد. در واقع می توان گفت که برخی از تغییرات تاثیر زیادی بر ساختار شرکت می گذارند. اما اگر تغییرات جزئی باشند و صرفا شامل مدت فعالیت مدیران، آدرس و … باشد نمی توان انتظار تاثیرگذاری زیادی داشت.
در نهایت باید به این موضوع اشاره کرد که گاهی اوقات انجام تغییرات به نفع شرکت است و منجر به ادامه حیات آن می شود. به همین دلیل باید در اعمال تغییرات و تصمیمات اخذ شده وسواس زیادی به خرج داد. اگر شما هم قصد انجام تغییراتی در شرکت را دارید اما نمی دانید که کدام تغییر به نفع شرکت و کدام یک به ضرر آن است می توانید روی کمک ما حساب کنید. ما در کنار شما هستیم تا کسب و کارتان پابرجا بمانند.
